1. Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der DSGVO für die Verarbeitungen in Abschnitt 3 ist:
Oleg JustusHochstadenstraße 3-5
47829 Krefeld
Deutschland
Telefon: +49 176 64257736
E-Mail: info@justus-fitness.de
Datenschutzbeauftragter: [Platzhalter: prüfen, ob eine Pflicht zur Benennung besteht]
2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Terminvo ist eine Software für Studios. Wir handeln in zwei Rollen:
- Als Verantwortlicher für die Konten der Studios bei uns: Registrierung, Anmeldung, Betrieb der Plattform, Support und Abrechnung. Diese Verarbeitungen beschreibt Abschnitt 3.
- Als Auftragsverarbeiter für die Studios: Die Studios speichern in Terminvo Daten ihrer Kunden, zum Beispiel Kundendaten, Termine, Verträge und Zahlungsdaten. Verantwortlich dafür ist das jeweilige Studio. Wir verarbeiten diese Daten nur nach Weisung des Studios auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO (siehe AVV). Abschnitt 4 gibt einen Überblick.
Bist du Kunde eines Studios, wende dich mit Fragen zu deinen Daten bitte an dein Studio. Das Studio nennt im Kundenbereich seine eigene Datenschutzerklärung und seine eigenen AGB.
3. Verarbeitungen, für die wir verantwortlich sind
3.1 Aufruf der App und Hosting
Die App läuft auf einem Server in Deutschland (Nürnberg) unter studio.terminvo.de. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Zeitpunkt und Browserangaben, um die Seite auszuliefern. Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt.
Der vorgeschaltete Webserver schreibt kein Zugriffsprotokoll. Die App protokolliert bei Fehlern nur den Arbeitsschritt und einen Fehlercode, keine Namen, E-Mail-Adressen oder Suchbegriffe. Die Protokolle des Servers sind in Größe und Anzahl begrenzt. [Platzhalter: genaue Speicherdauer der Server-Protokolle angeben]
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb.
3.2 Registrierung und Konto
Für ein Konto brauchen wir deine E-Mail-Adresse, ein Passwort und deinen Vornamen. Das Passwort wird nur als Hash gespeichert, nie im Klartext. Nach der Registrierung bestätigst du deine E-Mail-Adresse über einen Link. Wenn du ein Studio anlegst, speichern wir den Namen des Studios und deine Rolle darin. Für die Anmeldung setzen wir technisch notwendige Cookies (Abschnitt 6).
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen).
3.3 E-Mails
Wir senden E-Mails, die für die Nutzung nötig sind: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Anmeldelink, Passwort zurücksetzen und Einladungen ins Team. Werbung senden wir nicht. [Platzhalter: Versanddienst der Anmelde-E-Mails von Supabase (eigener SMTP-Dienst) festlegen]
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.4 Support
Wenn du uns schreibst oder anrufst, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu bearbeiten. Der Support ist Montag bis Freitag per E-Mail an support@terminvo.de und per Telefon erreichbar.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
3.5 Abrechnung
Für die Abrechnung der Gebühren verarbeiten wir Name und Anschrift des Studios, Kontakt- und Zahlungsdaten. [Platzhalter: Abrechnung und Zahlungsdienst sind noch nicht festgelegt]
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
3.6 Fehlerüberwachung mit Sentry
Tritt in der App ein Fehler auf, senden Server und Browser einen Fehlerbericht an Sentry. Die Daten liegen in der EU-Region Frankfurt. Der Bericht enthält nur technische Angaben: Fehlermeldung, Stacktrace, die Seite ohne Tokens und ohne Suchbegriffe, Browser und Betriebssystem. Vor dem Senden entfernt ein Filter E-Mail-Adressen, Namen, IBAN, Telefonnummern, IP-Adressen, Cookies und Formularwerte. Sitzungsaufzeichnungen (Session Replay) und Leistungsmessung sind ausgeschaltet. Sentry setzt keine Cookies. [Platzhalter: Speicherdauer bei Sentry angeben]
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Fehler schnell zu erkennen und zu beheben. [Platzhalter: prüfen, ob § 25 TDDDG für Sentry im Browser eine Einwilligung verlangt]
3.7 Erreichbarkeit mit Better Stack
Better Stack ruft alle paar Minuten eine technische Adresse der App auf und meldet uns Ausfälle. Dabei werden keine Daten der Studios oder ihrer Kunden übertragen.
3.8 Website terminvo.de und Anfrage über das Formular
Die Website terminvo.de läuft auf demselben Server wie die App. Für den Aufruf gilt Abschnitt 3.1. Auf terminvo.de setzen wir keine Cookies und keine Dienste zur Analyse oder Werbung ein.
Wenn du uns über das Formular schreibst, verarbeiten wir deinen Namen, den Namen deines Studios, die Branche, die Zahl der Mitarbeiter, deine E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Telefonnummer und Nachricht. Wir nutzen die Angaben nur, um deine Anfrage zu beantworten und dir Terminvo vorzustellen. Die Anfrage geht als E-Mail an unser Postfach info@terminvo.de. Für den Versand nutzen wir Resend (Abschnitt 5). Das Postfach liegt bei der Hetzner Online GmbH. [Platzhalter: Standort des Postfachs in konsoleH bestätigen] Du bekommst eine Bestätigung an deine E-Mail-Adresse, ebenfalls über Resend. In einer Datenbank speichern wir die Anfrage nicht.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil du dich für einen Vertrag interessierst. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt.
Zum Schutz vor Missbrauch zählt der Server, wie oft von einer Verbindung Anfragen kommen. Dafür nutzt er einen nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash) der IP-Adresse. Er liegt nur im Arbeitsspeicher und verfällt nach 10 Minuten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Spam.
4. Verarbeitung im Auftrag der Studios
Für die Studios verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter je nach Nutzung insbesondere:
- Kundendaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Anschrift, Notizen
- Termine, Buchungen, Anmerkungen zu Online-Buchungen und Check-ins
- Verträge, Tarife, Ruhezeiten und Kündigungen
- Zahlungsdaten: Zahler, SEPA-Mandate, IBAN (in der Datenbank verschlüsselt), Forderungen und Lastschriften
- Daten der Mitarbeiter: Name, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Zugang zum Team
- Zugänge der Kunden zum Kundenbereich und deren Zustimmung zu den Texten des Studios. [Platzhalter: Rolle beim Anmeldekonto der Studiokunden klären]
Welche Daten das Studio erhebt und auf welcher Rechtsgrundlage, entscheidet das Studio. Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
5. Empfänger und Dienstleister
Wir setzen folgende Dienstleister ein. Sie verarbeiten Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen.
| Dienst | Anbieter | Zweck | Region | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| Supabase | Supabase, Inc., USA | Datenbank und Anmeldung | EU, Irland (West EU, eu-west-1) [Platzhalter: bestätigen] | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, Art. 28 DSGVO |
| Hetzner | Hetzner Online GmbH, Deutschland | Server der App und der Website terminvo.de, Postfächer von terminvo.de | Deutschland, Nürnberg [Platzhalter: bestätigen] | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, Art. 28 DSGVO |
| Resend | Resend, USA | Versand der E-Mails zu Terminen und Lastschriften und der Anfragen über terminvo.de | noch festzulegen, EU-Region geplant [Platzhalter: bestätigen] | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, Art. 28 DSGVO |
| Sentry | Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA | Fehlerüberwachung von Server und Browser | EU, Frankfurt | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 28 DSGVO |
| Better Stack | Better Stack, Inc., USA | Prüft von außen, ob die App erreichbar ist, Alarm, Statusseite | USA | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 28 DSGVO |
Schriften liegen auf unserem Server. Wir laden keine Inhalte von fremden Servern, etwa Google Fonts, Karten oder Videos.
6. Cookies und lokale Speicherung
Wir setzen nur Cookies, die für den Dienst technisch notwendig sind. Dafür brauchen wir keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt kein Tracking, keine Analyse und keine Werbung. Die Cookies stammen nur von studio.terminvo.de.
| Name | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
sb-<Projektkennung>-auth-token (bei Bedarf geteilt in .0, .1 usw.) | Anmeldung. Hält die Sitzung nach dem Login, damit du angemeldet bleibst. Wird beim Abmelden gelöscht. | bis zu 400 Tage (Standard der Supabase-Bibliothek), wird bei Nutzung erneuert |
sb-<Projektkennung>-auth-token-code-verifier | Sicherheit bei der Anmeldung per Link oder Code im Kundenbereich. Prüft, dass der Link im selben Browser geöffnet wird. | bis zum Abschluss der Anmeldung |
studio_saas_auth_return | Merkt sich die Seite, auf die du nach der Bestätigung deiner E-Mail-Adresse zurückkehrst. | 30 Minuten |
studio_saas_password_reset | Hält den Code aus der E-Mail „Passwort zurücksetzen“, bis du das neue Passwort speicherst. Danach wird es gelöscht. | 60 Minuten |
studio_saas_invitation | Hält den Code aus einer Einladung ins Team, bis die Einladung angenommen ist. Danach wird es gelöscht. | 24 Stunden |
terminvo_location | Merkt sich den zuletzt gewählten Standort je Studio und Benutzer. | 1 Jahr |
terminvo_calendar_week_staff, terminvo_calendar_cancelled, terminvo_calendar_team_anchor, terminvo_calendar_hidden_staff, terminvo_calendar_sidebar, terminvo_calendar_phone_columns | Einstellungen der Kalenderansicht je Studio und Benutzer: gewählter Mitarbeiter, abgesagte Termine anzeigen, ausgeblendete Mitarbeiter, Seitenleiste, Spalten am Handy. | 1 Jahr, nur gesetzt, wenn du die Einstellung änderst |
[Platzhalter: Laufzeit der Anmelde-Cookies von bis zu 400 Tagen prüfen]
Zusätzlich speichert der Browser im lokalen Speicher (Local Storage) zwei Einstellungen. Sie bleiben auf deinem Gerät und werden nicht an uns gesendet.
| Name | Zweck |
|---|---|
terminvo.check-in.sound | Ob beim Check-in ein Ton erklingt. Nur auf diesem Gerät. |
terminvo-install-hint-dismissed | Ob der Hinweis „App zum Startbildschirm hinzufügen“ im Kundenbereich geschlossen wurde. |
Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei den Einstellungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Übermittlung in Drittländer
Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Für Sentry und Better Stack gelten das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. [Platzhalter: Garantien für Supabase und Resend ergänzen]
8. Speicherdauer
Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Konkret:
- Kontodaten: solange das Konto besteht. [Platzhalter: Löschfrist nach Kündigung festlegen]
- Inhalte im Postausgang der E-Mails werden sieben Tage nach dem Versand geleert. Einträge zu Termin-E-Mails werden nach 90 Tagen gelöscht.
- Einträge zu Vorabankündigungen von Lastschriften bleiben ohne Inhalt bestehen, weil das Studio den Versand nachweisen muss.
- Rechnungen und Buchungsbelege: nach den gesetzlichen Fristen. [Platzhalter: Fristen nach HGB und AO angeben]
- Anfragen über das Formular auf terminvo.de: spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt, wenn kein Vertrag zustande kommt.
- Cookies: siehe Tabelle in Abschnitt 6.
9. Deine Rechte
Du hast das Recht auf:
- Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist [Platzhalter: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), prüfen]
Schreib uns dafür einfach an die Adresse in Abschnitt 1. Betrifft deine Anfrage Daten, die ein Studio in Terminvo speichert, leiten wir sie an das Studio weiter.
10. Pflicht zur Angabe und automatisierte Entscheidungen
Ohne E-Mail-Adresse und Passwort kann kein Konto angelegt werden. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen und erstellen keine Profile nach Art. 22 DSGVO.
11. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung. Die Bedingungen für Studios stehen in den AGB.